Cara Mengecilkan File Word, Excel, dan PowerPoint
Dokumen Word yang hanya berisi beberapa halaman bisa berukuran 30 MB, dan presentasi PowerPoint sering lebih besar lagi. Sebelum mencari cara mengecilkannya, ada baiknya tahu apa yang sebenarnya memakan ruang.
Di dalam file DOCX, XLSX, dan PPTX
Format modern Office (berakhiran X) sebenarnya adalah paket terkompresi yang berisi banyak berkas kecil: teks, pengaturan, gaya, dan gambar. Teks dan angka sangat hemat ruang. Hampir selalu, gambar adalah penyebab utama file Office besar, terutama foto yang ditempel dari kamera atau tangkapan layar.
Apa yang dilakukan layanan kami
Pada mode Normal maupun Ekstrem, sistem membuka paket dokumen, mencari gambar berformat JPG, PNG, dan WebP, memperkecil dimensinya, lalu menyimpannya kembali ke dalam dokumen. Teks, tabel, rumus, dan tata letak tidak disentuh. Gambar JPG dan WebP diturunkan kualitasnya, sedangkan gambar PNG tetap PNG (agar transparansinya aman) tetapi dikecilkan dimensinya.
Yang tidak bisa dikecilkan
- Video dan audio yang tersemat di PowerPoint tidak diproses. Jika presentasi Anda besar karena video, ukurannya tidak akan banyak berubah.
- Gambar format lain seperti GIF atau gambar vektor (misalnya EMF) tidak diubah.
- Dokumen yang sebagian besar isinya teks dan data. Spreadsheet dengan ratusan ribu baris tidak akan mengecil banyak karena tidak ada gambar yang bisa dikecilkan. Sistem akan memberi tahu bila tidak ada gambar yang bisa dioptimalkan.
- Format lama (DOC, XLS, PPT) belum didukung. Simpan ulang sebagai DOCX, XLSX, atau PPTX terlebih dahulu.
Mengecilkan dari dalam aplikasi Office
- Word dan PowerPoint: pilih sebuah gambar, buka tab Picture Format, lalu klik Compress Pictures. Anda bisa memilih untuk menerapkannya ke semua gambar di dokumen dan memilih resolusi yang lebih rendah.
- PowerPoint dengan video: gunakan File → Info → Compress Media untuk memperkecil video yang tersemat.
- Hindari menempel foto besar langsung. Kecilkan dulu fotonya sebelum dimasukkan ke dokumen.
- Jangan menempel tangkapan layar berulang kali sebagai PNG bila JPG sudah cukup.
Dibagikan sebagai PDF?
Jika dokumen hanya untuk dibaca dan tidak perlu diedit penerimanya, mengekspor ke PDF dengan opsi ukuran minimum sering menghasilkan file yang jauh lebih kecil. Lihat Kenapa Ukuran PDF Bisa Sangat Besar untuk caranya.
Kompres dokumen Office